Politika privatnosti

Politika privatnosti — Ainesa Anon

AINESA TECHNOLOGIES D.O.O. — [datum]

Nacrt. Tekst slijedi Politiku privatnosti objavljenu na www.ainesa.com, prilagođen usluzi Ainesa Anon. Prije objave dati na pravnu provjeru (GDPR čl. 13); dijelovi u uglatim zagradama popunjavaju se prije aktivacije.

U tvrtki Ainesa Technologies d.o.o. (dalje: „Ainesa" ili „mi") poštujemo vašu privatnost i posvećeni smo zaštiti osobnih podataka koje nam povjerite korištenjem aplikacije Ainesa Anon (anon.ainesa.com). Ova Politika privatnosti usklađena je s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i pruža jasne informacije o tome kako, zašto i na temelju čega obrađujemo vaše podatke.

1. Podaci o Voditelju obrade

• Naziv: Ainesa Technologies d.o.o.

• Sjedište: Osijek, Hrvatska

• OIB: 84247531606

• E-pošta za upite o privatnosti: info@ainesa.com

2. Naše uloge u obradi podataka

• Ainesa kao Voditelj obrade: Kada za vas otvaramo korisnički račun, kada se prijavljujete i koristite aplikaciju ili nam pišete putem Podrške, mi određujemo svrhu obrade i djelujemo kao Voditelj obrade.

• Ainesa kao Izvršitelj obrade (učitani dokumenti): Kada u aplikaciju učitavate dokumente koji sadrže osobne podatke trećih osoba (vaših klijenata, protustranaka i sl.), vi ste Voditelj obrade, a Ainesa je isključivo Izvršitelj obrade. Dokumenti se obrađuju isključivo strojno, radi anonimizacije. Ainesa nema ljudski pristup sadržaju tih dokumenata: pohranjeni su šifrirani ključem koji poznaje samo vaš preglednik, a na poslužitelju su čitljivi samo za vrijeme obrade, u radnoj memoriji. Ne čitamo ih, ne koristimo ih za učenje modela ni za bilo koju drugu svrhu.

3. Koje podatke prikupljamo, zašto i koliko dugo?

Osobne podatke prikupljamo samo u mjeri u kojoj je to nužno. Za svaku kategoriju definiramo svrhu, pravnu osnovu i rok čuvanja:

A. Korisnički račun

• Koji podaci: adresa e-pošte, lozinka (pohranjena samo kao Argon2 sažetak), postavke dvofaktorske prijave, organizacija kojoj pripadate, podaci za naplatu (broj obrađenih riječi). Ime i prezime nisu obvezni.

• Svrha: omogućavanje pristupa aplikaciji, sigurnost računa i izvršenje ugovornih obveza.

• Pravna osnova: izvršenje ugovora / Općih uvjeta (čl. 6. st. 1. b GDPR-a).

• Rok čuvanja: dok je račun aktivan. Račun možete sami obrisati u postavkama; tada se vaši podaci trajno brišu, osim onih koje smo dužni čuvati prema računovodstvenim propisima.

B. Sadržaj dokumenata koje učitavate

• Koji podaci: dokument koji ste poslali, anonimizirani rezultat i ključ za vraćanje podataka; naziv datoteke i kratak isječak rezultata. Sve navedeno pohranjeno je isključivo šifrirano ključem po dokumentu koji je omotan tajnom vašeg preglednika.

• Svrha: anonimizacija dokumenta i vraćanje podataka na vaš zahtjev.

• Pravna osnova: izvršenje ugovora (čl. 6. st. 1. b GDPR-a); za osobne podatke trećih osoba u dokumentima vi ste Voditelj obrade, a mi Izvršitelj (DPA u Općim uvjetima).

• Rok čuvanja: rok birate sami pri slanju svakog dokumenta: 24 sata, 7 dana, 30 dana ili dok ga sami ne obrišete (rok teče iznova pri svakom otvaranju ili preuzimanju). Po isteku se izvornik, rezultat i ključ automatski brišu. Za dokumente bez roka vi kao Voditelj obrade odgovarate za rok čuvanja podataka trećih osoba u njima. Prostor po korisniku je ograničen kvotom.

C. Tehnički podaci (zapisi o pristupu i obradi)

• Koji podaci: IP adresa, vrijeme i ishod prijave, podaci o pregledniku, vrsta datoteke, broj riječi i stranica, trajanje obrade, greške. Sadržaj dokumenata se ne bilježi.

• Svrha: sigurnost sustava (zaštita od pogađanja lozinke i zlouporabe), otklanjanje grešaka i obračun po riječima.

• Pravna osnova: naš legitimni interes za kibernetičku sigurnost i stabilnost sustava (čl. 6. st. 1. f GDPR-a) te izvršenje ugovora za obračun.

• Rok čuvanja: tehnički zapisi u pravilu se čuvaju 31 dan; iznimno (istraga sigurnosnog incidenta ili složena greška) do najviše 3 mjeseca, nakon čega se brišu ili potpuno anonimiziraju. Podaci o broju obrađenih riječi čuvaju se dok su potrebni za obračun.

D. Podrška i obavijesti

• Koji podaci: poruke koje nam šaljete putem Podrške u aplikaciji i naši odgovori. U poruke ne unosite sadržaj dokumenata.

• Svrha: rješavanje vaših upita.

• Pravna osnova: izvršenje ugovora (čl. 6. st. 1. b GDPR-a).

• Rok čuvanja: dok je račun aktivan; brišu se s brisanjem računa.

4. Primatelji podataka i prijenos u treće zemlje

Vaše osobne podatke ne prodajemo i ne dijelimo s trećim stranama. Za rad usluge koristimo:

• Pružatelja usluga poslužitelja (hosting): [naziv, država — unutar EU-a].

• Vlastiti poslužitelj elektroničke pošte za sistemske poruke (npr. poveznica za postavljanje lozinke).

Anonimizacija radi u cijelosti na našem poslužitelju, bez vanjskih pružatelja usluga umjetne inteligencije. Sadržaj dokumenata ne napušta poslužitelj i ne prenosi se u treće zemlje.

5. Upotreba kolačića

Koristimo samo nužne kolačiće (sesija prijave i zaštita od krivotvorenih zahtjeva) i lokalnu pohranu preglednika za tajnu uređaja kojom se štite vaši dokumenti. Za njih nije potrebna privola. Analitičke i marketinške kolačiće ne koristimo.

6. Vaša prava (prava ispitanika)

Sukladno GDPR-u u svakom trenutku imate sljedeća prava:

• Pravo na pristup: potvrda obrađujemo li vaše podatke i kopija tih podataka. Izvoz podataka o računu dostupan je u postavkama.

• Pravo na ispravak: ispravak netočnih ili nepotpunih podataka.

• Pravo na brisanje („pravo na zaborav"): račun i sve dokumente možete sami trajno obrisati u postavkama.

• Pravo na ograničenje obrade: u određenim situacijama možete tražiti da privremeno prestanemo koristiti vaše podatke.

• Pravo na prenosivost: dostava vaših podataka u strukturiranom, strojno čitljivom obliku (izvoz u postavkama).

• Pravo na prigovor: prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu.

Za ostvarivanje prava kontaktirajte nas na info@ainesa.com. Ako smatrate da je obrada vaših podataka u suprotnosti s propisima, imate pravo podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

7. Sigurnost podataka

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere: promet je zaštićen TLS-om; dokumenti su šifrirani ključem po dokumentu koji je omotan tajnom vašeg preglednika, pa poslužitelj čuva samo šifrat; obrada se odvija u radnoj memoriji uz automatsko brisanje; lozinke se čuvaju kao Argon2 sažetak; prijava je zaštićena dvofaktorskom prijavom i ograničenjem broja pokušaja. Pristup poslužitelju imaju samo administratori Pružatelja usluga, i to samo tehničkim metapodacima.

8. Izmjene Politike privatnosti

Zadržavamo pravo izmjene ove Politike radi usklađivanja s novim tehnologijama i propisima. Nova verzija objavljuje se u aplikaciji i prihvaća pri sljedećoj prijavi.